Zpracování osobních údajů pro obchodní partnery firmy

Altech, spol. s r.o. dle GDPR-oznámení

Správce osobních údajů: ALTECH, spol. s r.o.

zastoupená Ing. Antonínem Machalou-jednatelem

IČ: 46344861

DIČ: CZ46344861

Provozovna: Průmyslová 1146, 686 01 Uherské Hradiště

Sídlo: Bánov 479, 687 54

Informační dopis pro klienty

Vážení klienti,

dnem 25. 5. 2018 nabývá účinnosti Nařízení GDPR Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné Nařízení GDPR o ochraně osobních údajů) známé pod zkratkou GDPR (dále jen „Nařízení GDPR“).

Nařízení GDPR se nevztahuje na zpracování osobních údajů prováděné fyzickou osobou v průběhu výlučně osobních či domácích činností. Jde o čl. 2 odst. 2 písm. c) Nařízení GDPR.

 

SHROMAŽĎOVÁNÍ

Rádi bychom Vám oznámili podle čl. 6 Nařízení GDPR, jaké osobní údaje fyzických osob budeme shromažďovat a o jaké právní předpisy se podle tohoto Nařízení GDPR podle našeho názoru jedná.

 

  • SPLNĚNÍ PRÁVNÍ POVINNOSTI PODLE PRÁVNÍCH PŘEDPISŮ:

– článek 6 odst. 1, písm. c) Nařízení GDPR

 

  • Zákon č. 563/1992 Sb. o účetnictví
  • Zákon č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty
  • Zákon č. 112/2016 Sb. o evidenci tržeb
  • Zákon č. 586/1992 Sb. o daních z příjmů
  • Zákon č. 353/2003 Sb. o spotřebních daních
  • Zákon č. 280/2009 Sb. daňový řád
  • Zákon č. 254/2004 Sb. o omezení plateb v hotovosti
  • Zákon č. 253/2008 Sb. o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu

 

Tento výčet zákonných předpisů nemusí být konečný. Pokud právní předpis ukládá shromažďování údajů, musí být námi shromažďovány.

Zcela určitě se ve shromažďovaných údajích z osobních údajů bude objevovat jméno, příjmení, sídlo firmy – bydliště včetně PSČ, DIČ, ve kterém je zjistitelné rodné číslo.

Archivační lhůta je podle ustanovení, která platí pro tyto právní předpisy, obvykle 5 až 10 let.

OPRÁVNĚNÝ ZÁJEM SPRÁVCE

– článek 6 odst. 1, písm. f) Nařízení GDPR

  • fyzické osoby, které zastupují Vaši firmu

 

V rámci naší činnosti, mohou být u nás zaznamenány osobní údaje, které patří dalším fyzickým osobám, Vašim zaměstnancům, případně spolupracovníkům, které jste nám uvedli nebo nám uvedete. Jedná se o fyzické osoby, které jsou osobami kontaktními a se kterými máme spolupracovat nebo jim přímo poskytovat naše služby a produkty.

Jedná se zejména o jméno, příjmení, telefon, adresu, email, tyto údaje si určujete sami a je potřeba zvažovat, jaké údaje nám za tyto osoby poskytnete.

Údaje o těchto osobách budeme shromažďovat po dobu spolupráce s vámi. Pokud bude spolupráce ukončena, budeme je uchovávat po dobu dalších pěti let pro účely zpětného kontaktování v případě potřeby.

  • sledování Vaší obchodní aktivity – fyzických osob

V rámci naší činnosti budou sledovány údaje, které se váží na odběry produktů, a služeb, a to v množství i čase, abychom vám mohli lépe vystihnout Vaše potřeby, a tak lépe určili směr našeho podnikání.

Údaje budeme shromažďovat po dobu spolupráce s vámi. Pokud bude spolupráce ukončena, budeme je uchovávat po dobu pěti let.

  • telefon

Jako náš oprávněný zájem evidujeme u fyzických osob telefon (telefony), abychom mohli kontaktovat Vás v případě jakékoliv komplikace, která vznikne při užívání našich služeb (i zdarma) nebo prodeje našeho zboží. Důvodem je také skutečnost, abychom si mohli ověřit totožnost volajícího.

Údaje budeme shromažďovat po dobu spolupráce s vámi. Pokud bude spolupráce ukončena, budeme je uchovávat po dobu pěti let.

  • cookies

Cookies používáme k tomu, abychom mohli sledovat na webu preference návštěvníků a abychom mohli podle toho optimálně vytvářet webové stránky. Cookies jsou malé “soubory”, které se uloží na Váš pevný disk. Vedou k usnadnění navigace a zajištění vysoké míry uživatelského komfortu webové stránky. Cookies se mohou využívat ke zjištění, zda jste už ze svého počítače navštívili naše stránky. Identifikuje se pouze cookies na Vašem počítači.

Používání cookies máte právo deaktivovat ve Vašem internetovém prohlížeči.

2.5 Zasílání nezávazných cenových nabídek na základě webové poptávky

Vaše osobní údaje využíváme za účelem zaslání nezávazné cenové nabídky, o kterou jste nás požádali vyplněním a odesláním formuláře na naší webové stránce www.altech.cz. Zároveň s odesláním Cenové nabídky/Poptávkového formuláře jste souhlasili se zpracováním vašich osobních dat pro tento účel.

2.6 Zasílání nezávazných cenových nabídek na základě emailové poptávky

Vaše osobní údaje využíváme za účelem zaslání nezávazné cenové nabídky, o kterou jste nás požádali vy osobně zasláním poptávkového emailu.

2.7 Zasílání nezávazných cenových nabídek na základě telefonické poptávky

Vaše osobní údaje využíváme za účelem zaslání nezávazné cenové poptávky, o kterou jste nás vy osobně požádali prostřednictvím telefonátu.

 

ZPRACOVÁNÍ NEZBYTNÉ PRO PLNĚNÍ SMLOUVY – FYZICKÉ OSOBY

– článek 6 odst. 1, písm. b) Nařízení GDPR

V návaznosti na naši smlouvu budeme shromažďovat údaje o odběrech zboží a služeb, abychom mohli podle ustanovení smlouvy vyčíslit dohodnuté bonusy a případné další věrnostní programy, které poskytujeme.

Údaje budeme shromažďovat po dobu spolupráce s vámi. Pokud bude spolupráce ukončena, budeme je uchovávat po dobu pěti let.

 

ZÁJEM, KTERÝ JE PODROBENÝ SOUHLASU – fyzické osoby

– článek 6 odst. 1, písm. a) Nařízení GDPR

4.1 Natáčení, fotografování

Jako zájem, který je třeba podrobit souhlasu, je fotografování a natáčení fyzické osoby takovým způsobem, že lze osobu identifikovat Fotografie slouží pro reklamní účely, tedy propagování daného produktu nebo firmy, mohou být umístěny do reklamních produktů, na web, v prostoru firmy ALTECH na zdech a ve firemním Zpravodaji, který společnost ALTECH vydává 4x ročně.

Natáčení slouží jako reklama produktu, může být použito v reklamních rozesílkách nebo přímo na webu (webech) firmy. Fotografie a natočené spoty budeme uchovávat po dobu deseti let.

4.2 Marketing – zasílání newsletterů

Vaše osobní údaje, dále na co klikáte v e-mailu a kdy je nejčastěji otevíráte, využíváme za účelem přímého obchodního sdělení. Jste-li naším zákazníkem, děláme tak z oprávněného zájmu, neboť důvodně předpokládáme, že Vás naše novinky zajímají, a to po dobu 5 let od poslední objednávky. Z odběru se můžete kdykoliv odhlásit kliknutím na odkaz v obchodním sdělení. Za zákazníka je považován každý, kdo zakoupil náš produkt, službu nebo využil naše produkty zdarma.

Pokud zatím nejste naším zákazníkem, děláme tak až po udělení vašeho souhlasu a přihlášení se k odběrům přes naše webové stránky. Vámi sdělené údaje budeme uchovávat po dobu 5 let. Z odběru se můžete kdykoliv odhlásit kliknutím na odkaz v obchodním sdělení.

ZPRACOVATELSKÁ SMLOUVA

Zpracovatelské smlouvy, které jsme podepsali, případně podrobili kontrole na Nařízení GDPR:

Zpracovatelé osobních údajů: Osobní údaje jsou správcem údajů poskytnuty k dalšímu zpracování externím poskytovatelům účetních služeb, právních služeb, přepravní společnosti a taktéž našim externím smluvním obchodním technikům, jejichž totožnost bude subjektu údajů sdělena na vyžádání.

Další příjemci: Správce údajů může z důvodu oprávněného zájmu zpřístupnit poskytnuté osobní údaje správcem údajů pověřeným smluvním partnerům v oblasti IT služeb a technologií, marketingových služeb, poradenských služeb, certifikačních služeb, jejichž totožnost bude subjektu údajů sdělena na vyžádání.

Sklik – Seznam.cz bude  pro účely online reklamy po nabytí účinnosti GDPR využívat pouze taková data, která neidentifikují konkrétní fyzické osoby nebo prostřednictvím nichž není možné konkrétní fyzické osoby identifikovat. Pro účely behaviorálního cílení a retargetingu Sklik nebude využívat IP adresy uživatelů.

Adwords – společnost využívá pouze zobrazování reklam ve vyhledávací síti, nevyužívá retargeting a nesbírá data, dle kterých je možné klienta identifikovat.

Google Analytics – společnost ALTECH, spol. s r.o. sbírá data, se kterými uživatel předem souhlasí a to přijetím podmínek na webové stránce. Má možnost sběr dat odmítnout tlačítkem „Nesouhlasím“. Data, která sbíráme pro účely vylepšení webových stránek, neidentifikují konkrétní fyzické osoby.

Společnost META (Facebook + instagram) – společnost ALTECH, spol. s r.o. sbírá data, se kterými uživatel předem souhlasí a to přijetím podmínek na webové stránce. Má možnost sběr dat odmítnout tlačítkem „Nesouhlasím“. Data, která sbíráme pro účely vylepšení webových stránek, neidentifikují konkrétní fyzické osoby.

Ve všech smlouvách je zabezpečeno, že data se nebudou přenášet mimo prostor EU, tedy do třetích zemí.

Další třetí strany: Správce údajů poskytuje z důvodu státního dozoru, prevence, vyšetřování, odhalování či stíhání trestných činů nebo výkonů trestů, včetně ochrany před hrozbami pro veřejnou bezpečnost a jejich předcházení, osobní údaje příslušným orgánům veřejné moci nebo jiným subjektům, jež jsou oprávněni ke zpracování osobních údajů.

BEZPEČNOSTNÍ OPATŘENÍ

V pravidelných intervalech přezkoumáváme rizika informační bezpečnosti, které souvisí se zpracováním osobních údajů.

Dále jsme zavedli následovná opatření:

  • Naše data jsou zabezpečena dostatečně silnými hesly (s dostatečnou délkou, kombinací písmen malých, velkých i číslic) a není možné se k nim bez znalosti těchto hesel dostat.
  • Přijali jsme interní směrnici na práci s osobními údaji, zahrnující osobní odpovědnost, bezpečnost při práci s nimi a další.
  • Na ochranu osobních údajů naše zaměstnance pravidelně školíme.

MLČENLIVOST NAŠICH ZAMĚSTNANCŮ

K Vašim datům se dostanou jen naši zaměstnanci, kteří pracují buď na hlavní pracovní poměr, nebo na vedlejší pracovní poměr.

Všichni zaměstnanci jsou podrobeni prohlášení o mlčenlivosti, a to po dobu 10 let od odchodu z naší společnosti.

Naši zaměstnanci jsou pravidelně proškolováni o povinnostech ochrany osobních údajů, a to minimálně jednou ročně.

Každá osoba, která se dostane k osobním údajům, musí být zaměstnancem podle zákoníku práce nebo s ní musí být sepsána Zpracovatelská smlouva.

 

PRÁVO NA INFORMACE

Upozorňujeme, že podle Nařízení GDPR zejména celé kapitoly III máte jako subjekt údajů svoje práva. Jedno ze základních práv je právo na:

  • PRÁVO ODVOLAT UDĚLENÝ SOUHLAS ­– článek 13 Nařízení GDPR

Subjekt údajů má právo svůj souhlas kdykoli odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním. Před udělením souhlasu o tom bude subjekt údajů informován. Odvolat souhlas musí být stejně snadné jako jej poskytnout.

  • INFORMACE A PŘÍSTUP K OSOBNÍM ÚDAJŮM – článek 13 Nařízení GDPR

Právo na informace znamená, že máte právo obdržet informace o tom, jak zpracováváme osobní údaje. Tyto fakta se dozvíte v tomto sdělení, nebo Vám je rádi poskytneme na vyžádání.

  • PRÁVO SUBJEKTU ÚDAJŮ NA PŘÍSTUP K OSOBNÍM ÚDAJŮM – článek 15 Nařízení GDPR

Subjekt údajů má právo získat od správce potvrzení, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobním údajům. 

  • PRÁVO NA OPRAVU – článek 16 Nařízení GDPR

Subjekt údajů má právo na to, aby správce bez zbytečného odkladu opravil nepřesné osobní údaje, které se ho týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování má subjekt údajů právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.

  • PRÁVO NA VÝMAZ („PRÁVO BÝT ZAPOMENUT“) – článek 17 Nařízení GDPR

Subjekt údajů má právo na to, aby správce bez zbytečného odkladu vymazal osobní údaje, které se daného subjektu údajů týkají, a správce má povinnost osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazat.

  • PRÁVO NA OMEZENÉ ZPRACOVÁNÍ – článek 18 Nařízení GDPR

Subjekt údajů má právo na to, aby správce omezil zpracování ve vyjmenovaných případech.

  • OZNAMOVACÍ POVINNOST OHLEDNĚ OPRAVY NEBO VÝMAZU OSOBNÍCH ÚDAJŮ NEBO OMEZENÍ ZPRACOVÁNÍ – článek 19 Nařízení GDPR

Správce oznamuje jednotlivým příjemcům, jimž byly osobní údaje zpřístupněny, veškeré opravy nebo výmazy osobních údajů nebo omezení zpracování provedené v souladu s článkem 16, čl. 17 odst. 1 a článkem 18, s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí. Správce informuje subjekt údajů o těchto příjemcích, pokud to subjekt údajů požaduje.

  • PRÁVO NA PŘENOSITELNOST ÚDAJŮ – článek 20 Nařízení GDPR

Subjekt údajů má právo získat osobní údaje, které se ho týkají, jež poskytl správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci podle uvedeného článku.

  • PRÁVO VZNÉST NÁMITKU – článek 21 Nařízení GDPR

Subjekt údajů má z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace právo kdykoli vznést námitku proti zpracování osobních údajů včetně profilování v souladu s tímto článkem. Správce osobní údaje dále nezpracovává, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

  • PRÁVO NEBÝT PŘEDMĚTEM ŽÁDNÉHO ROZHODNUTÍ ZALOŽENÉHO VÝHRADNĚ NA AUTOMATIZOVANÉM ZPRACOVÁNÍ – článek 22 Nařízení GDPR

Subjekt údajů má právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má pro něho právní účinky nebo se ho obdobným způsobem významně dotýká.

  • PRÁVO VZNÉST STÍŽNOST NA ÚŘADU PRO OCHRANU OSOBNÍCH ÚDAJŮ – článek 77 Nařízení GDPR

Aniž jsou dotčeny jakékoliv jiné prostředky správní nebo soudní ochrany, má každý subjekt údajů právo podat stížnost u některého dozorového úřadu, zejména v členském státě svého obvyklého bydliště, místa výkonu zaměstnání nebo místa, kde došlo k údajnému porušení, pokud se subjekt údajů domnívá, že zpracováním jeho osobních údajů je porušeno toto nařízení.

 

NÁŠ KODEX – ZÁSADY PRO ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

  • Osobní údaje shromažďujeme výhradně:
  • od fyzických osob, které u nás zakoupily zboží nebo produkt
  • od fyzických osob, které se u nás zaregistrovali. Případně které nás oslovili z důvodů, že chtějí v budoucnu zakoupit nějaký produkt nebo od osob, které chtějí využít nějakého našeho zdarma poskytovaného produktu nebo služby
  • od fyzických osob, které uvedete jako svoje kontaktní osoby v rámci našeho smluvního vztahu, a to podle písemné smlouvy nebo smlouvy vytvořené na našem webovém rozhraní
  • od zaměstnanců, spolupracovníků, kontraktorů, dodavatelů, jiných třetích stran
  • Nikdy jsme nezískávali ani nebudeme získávat kontakty nelegální cestou jako například kupováním databází.
  • Námi získané osobní údaje budeme chránit a nebudeme je nezákonně postupovat.
  • Osobní údaje budou ochraňovat naši zaměstnanci, kteří mají podepsánu mlčenlivost a jsou pravidelně proškolování i naši zpracovatelé, kteří pro nás pracují na základě zpracovatelských smluv.
  • Data nebudou předávána mimo EU a nejsou zpracovávána mimo EU.
  • Budeme respektovat veškerá práva subjektu osobních údajů.
  • Výmaz budeme realizovat bezodkladně, data budou anonymizována.
  • Budeme respektovat Vaše přání zůstat našimi klienty, ale neodebírat naše newslettery.
  • Veškeré Vaše požadavky budeme nejpozději od 25. 5. 2018 elektronicky zabezpečovat, abychom předešli zneužití Vašich osobních údajů.
  • Plníme dle článku 13 Nařízení GDPR informační povinnost.